Contents
- 1. Hãy kiểm kê tồn kho ngay:
- 1.1. Kiểm kê xuyên suốt mùa chiến, mỗi khi phát sinh đơn hàng
- 1.2. Chỉ kiểm kê theo nhóm sản phẩm chủ đạo đẩy trong mùa chiến:
- 1.3. Kiểm kê định kỳ toàn bộ cửa hàng:
- Bước 1: Xuất dữ liệu sổ sách
- Bước 2: Thống kê lịch sử đơn hàng và kiểm tra chênh lệch:
- Bước 3: Điều chỉnh tồn kho theo thực tế:
- Bước 4: Tìm nguyên nhân và khắc phục:
- Bước 5: Điều chỉnh lại tồn kho mới cho gian hàng trên Seller Center.
- 2. Hãy đối soát hàng hoàn liền tay
- 2.1. Đối với hàng còn nguyên vẹn:
- 2.2. Đối với hàng hoàn bị hư hỏng, thất thoát:
- 3. Hãy đối soát thanh toán thật cẩn trọng:
Cuộc vui nào rồi cũng qua, Siêu sinh nhật Lazada 27/03 cũng vậy. Nhà bán hàng đã đại thắng như thế nào? PowerSell đã ghi nhận được rất nhiều những thành công mỹ mãn đến từ cộng đồng nhà bán hàng của PowerSell và chúng tôi rất vui vì đã đồng hành cùng những thành công ấy. Hậu chiến, PowerSell vẫn tiếp tục sẵn sàng giúp nhà bán hàng hoàn thành nốt chặng cuối cho hành trình sinh nhật Lazada. Chúng tôi xin phép được gợi ý các cách để bạn sẵn sàng “detox” lại gian hàng và tận dụng thật tốt lượng traffic đã ghé thăm gian hàng của mình trong suốt giai đoạn diễn ra chiến dịch.
Nào cùng bắt tay dọn dẹp cửa hàng hậu chiến và chuẩn bị sẵn sàng cho các đợt chiến dịch tiếp theo nhé quý nhà bán hàng ơi!!!
NHƯNG, trước hết vì dịch Corona vẫn còn đang diễn ra và chưa có dấu hiệu hạ nhiệt, hãy luôn nhớ đảm bảo mỗi nhà bán hàng chúng ta giữ cho bản thân ở khoảng cách an toàn, đặc biệt là khi tiến hàng giao hàng đến các địa điểm nhận hàng của Lazada.
1. Hãy kiểm kê tồn kho ngay:
Vào dịp sinh nhật, đa số nhà bán hàng thường có tâm lý chỉnh số “sẵn có” tăng cao trên tất cả shop để nâng điểm hiển thị. Tuy nhiên, điều này thường dẫn đến hậu quả khôn lường sau mỗi chiến dịch. Khi chỉ chăm chú vào việc ghi nhận được hàng đến và xuất kho đi. Bạn sẽ dễ dàng rơi vào trạng thái mất kiểm soát trên lượng tồn thực tế tại nhà, và đương nhiên rồi, nếu không kịp chỉnh lại “sẵn có” sau mùa chiến, mà kho hàng lại đang bừa bộn, vương vãi mỗi thứ một nơi, chưa kịp thanh lọc sau mùa Sales. Sẽ dễ dàng dẫn bạn đến vòng lặp, hủy đơn cao, giảm điểm hiển thị. Quản lý không kỹ càng, coi như công dã tràng xây cát biển đông. Vậy điều ngay bây giờ nhà bán hàng cần lập tức làm là kiểm tra lại kho hàng hậu chiến và đồng bộ lại số tồn kho thực tế trên tất cả shop không chỉ Lazada mà còn Shopee và Sendo ngay đi nào!,
Nên tiếp cận việc kiểm kê từ đâu và như thế nào?
Thông thường ta có 3 hình thức kiểm kê chính:
1.1. Kiểm kê xuyên suốt mùa chiến, mỗi khi phát sinh đơn hàng
Điều này đòi hỏi bạn phải có tính cẩn thận và sự kiên nhẫn cực kỳ cao. Để luôn kỷ luật và đảm bảo việc kiểm kê hoặc theo sát việc kiểm kê liên tục mỗi ngày ít nhất một lần vào cuối buổi hoặc thực hiện vào 2 lần trong tuần (đối với số lượng hàng hóa lớn). Như vậy số tồn thực tế sẽ được cập nhật liên tục, đảm bảo hàng hóa liên tục lưu thông, không lo hủy hàng.
Nhưng cuộc sống không như mơ, đa số nhà bán hàng không làm được điều này mà thường sẽ nhập một lượng hàng khá lớn cho mùa chiến, sau đó tập trung hoàn toàn vào việc chốt đơn, ra đơn và chuyển cho vận chuyển mà không quan tâm nhiều đến việc kiểm kê kho hàng. Nếu như bạn đang trong nhóm này. Hãy xem hướng thứ 2 của chúng tôi đề xuất bên dưới.
1.2. Chỉ kiểm kê theo nhóm sản phẩm chủ đạo đẩy trong mùa chiến:
Chắc chắn nhà bán hàng sẽ tạo ra rất nhiều combo, deal shock để tăng khả năng bán thêm và bán chéo của cùng một nhóm hàng. Và thông thường thì sản phẩm dạng này sẽ được đẩy nhanh nhất và nhiều nhất. Do đó, tồn kho của loại này cũng là điều cần được quan tâm nhiều nhất. Hãy tạo ra danh sách nhóm hàng bạn ra deal nhiều nhất trong đợt chiến dịch này, và tập trung kiểm hàng từ nhóm bán chạy nhất xuống nhóm bán thấp nhất. Sau đó cập nhật lại tồn kho cũng trên thứ tự ưu tiên này. Để đảm bảo số tồn “sẵn có” trên shop của bạn hợp lý và không dẫn đến tình trạng khách đặt hàng và không có hàng giao. Như vậy sẽ giúp bạn tiết kiệm được 80% thời gian để chỉ tập trung kiểm tra 20% lượng hàng đang có nhiều biến động nhất và điều chỉnh kịp thời sau siêu sinh nhật.
1.3. Kiểm kê định kỳ toàn bộ cửa hàng:
Bạn cần có lịch định kỳ kiểm kê toàn bộ cửa hàng trong năm. Để đảm bảo việc giảm thiểu thất thoát hàng bán và tối ưu doanh thu bán. Đặc biệt, sau những mùa sales như Siêu sinh nhật Lazada này, cũng cần bạn có kế hoạch thanh lọc cửa hàng một cách gọn gàng để sẵn sàng cho những mùa chiến mới. Thông thường kiểm kê dạng này sẽ tốn rất nhiều thời gian, đối với cửa hàng lớn có thể mất đến vài ngày. Vì vậy, bạn có thể chọn cách bên trên, kiểm kê trước những mặt hàng thiết yếu có sự thay đổi lớn trong mùa Sales và sau đó chọn một thời điểm thích hợp để thực hiện việc kiểm kê toàn bộ. Nên chú ý tạo danh sách nhóm hàng cần kiểm kê theo độ ưu tiên và lên lịch trình để đảm bảo việc kiểm kê không làm gián đoạn công việc kinh doanh. Cũng như bạn cũng không phải mất doanh thu bán hàng ngày vì việc kiểm kê kéo dài này. Sau đây là một vài bước cơ bản, gợi ý cho việc kiểm kê trở nên dễ dàng hơn.
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho bao gồm các bước cơ bản sau đây:
Bước 1: Xuất dữ liệu sổ sách
Xuất toàn bộ dữ liệu tồn kho trong sổ sách hoặc phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý kho. Lập một danh sách bao gồm tên hàng hóa và số lượng nhập/tồn kho trước mùa chiến, số lượng còn lại sau mùa chiến theo sổ sách.
- Đọc thêm: 7 chức năng của “Quản lý kho hàng” xua tan nỗi lo của bạn!” .
Bước 2: Thống kê lịch sử đơn hàng và kiểm tra chênh lệch:
Tại bước này, bạn cần đảm bảo xuất đủ danh sách đơn hàng: Bao gồm tổng số lượng đơn, trên các shop tương ứng, số lượng món hàng (nếu bán combo), trạng thái đơn (giao thành công/ Hoàn trả).
Sau bước này, bạn sẽ bắt đầu ráp số tồn kho cuối trên sổ sách/ file excel/ hoặc phần mềm. Nếu số nhập hoặc tồn kho cũ, sau khi trừ đi tổng lượng đơn hàng giao đi khớp với số lượng tồn mới trên sổ sách/ file excel/ hoặc phần mềm.
Bạn tiếp tục đến bước: Đếm lại từng mặt hàng trong kho, so sánh số lượng tồn kho thực tế với tồn kho sổ sách, liệt kê số lượng chênh lệch của mỗi mặt hàng vào danh sách ở bước 1.
Bước 3: Điều chỉnh tồn kho theo thực tế:
Cập nhật mới lại số lượng thực tế trên tất cả các mặt hàng đã kiểm kê và phát hiện chênh lệch. Tạo chú ý cho tất các mặt hàng bị chênh lệch chưa rõ nguyên nhân và tiếp tục chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 4: Tìm nguyên nhân và khắc phục:
Ngoài mục đích kiểm soát số lượng hàng tồn, chúng ta kiểm kê hàng tồn kho để kiểm tra những tổn thất (nếu có) trong cửa hàng đồng thời tìm ra nguyên nhân và phương án giải quyết cho tương lai. Thông thường, những chênh lệch xảy ra sẽ đến từ rất nhiều nguyên nhân:
Hãy thử điều tra lại dựa trên các gợi ý sau đây của chúng tôi:
- Hãy kiểm tra để chắc chắn rằng, số tồn kho cũ của bạn được đảm bảo đúng. Trường hợp này thường xuyên xảy ra nếu bạn vốn chưa có một quy trình kiểm kê kho hàng chặt chẽ. Và vì số liệu đầu vào sai, dẫn đến số liệu đầu ra không chính xác là chuyện rất hiển nhiên đúng không nào? Hãy bắt đầu với việc kiểm kê đúng ngay từ đầu.
- Hãy chắc chắn rằng số lượng nhập kho của bạn được kiểm kê đúng. Có rất nhiều trường hợp khi bạn nhập kho số lượng lớn. Dẫn đến bước kiểm tra đầu vào chưa thật sự đảm bảo. Dẫn đến thất thoát.
- Hãy chắc chắn rằng: Bạn đóng gói đúng hàng hóa được giao đi. Điều này không thừa đâu nhé. Chắc chắn bạn sẽ phải có đôi lần sai sót vì lượng đơn hàng quá nhiều, dẫn đến sai sót trong khâu đóng gói sản phẩm (kể cả về mặt số lượng và chủng loại sản phẩm). Hãy đảm bảo điều này không nên bị xảy ra. Vì sẽ ảnh hưởng rất xấu đến trải nghiệm của khách hàng. Cũng là điều mà chúng tôi đã khuyên bạn nhiều lần trước mùa chiến.
- Hãy chắc chắn rằng quy trình đếm hàng của bạn không có nhầm lẫn 🙂 . Một lần nữa, những điều này không bao giờ thừa thải. Hãy bắt đầu đúng từ những điều đơn giản nhất để tối ưu thời gian vàng của bạn.
Bước 5: Điều chỉnh lại tồn kho mới cho gian hàng trên Seller Center.
Bước quan trọng nhất là chỉnh sửa lại số tồn kho cho sản phẩm đã đăng tải trên các shop đa sàn thì sao? Đăng nhập từng SellerCenter và chỉnh sửa?
Câu trả lời là: Không đâu! Bạn có thể chọn cách này nếu số lượng hàng hóa của bạn dưới 500 sản phẩm và bạn đang có ít nhất 1 nhân viên làm thay bạn việc này. Nếu không thì, cách này thật quá tốn thời gian, tiền bạc và tiềm ẩn nhiều rủi ro về việc sai sót khi chỉnh sửa bằng tay. Thật hay, là chúng tôi có giải pháp cho bạn.. Với tính năng quản lý tồn kho, PowerSell còn có thể ghi nhận sự thay đổi lượng tồn ở một shop và tự động thay đổi đồng loạt lượng tồn mới cho tất cả những shop còn lại khi được kết nối với PowerSell, không chỉ trên cùng một sàn mà còn là tất cả 3 sàn lớn nhất Việt Nam Lazada, Shopee và Sendo.
Trăm nghe không bằng một thấy, thử ngay phiên bản miễn phí của PowerSell tại đây.
2. Hãy đối soát hàng hoàn liền tay
Wow Bước này cam go rồi đây, bao nhiêu vấn đề phát sinh tại đây. Nếu bạn chủ động ở bước này, bạn sẽ nắm được bao nhiêu đơn hàng ở trạng thái hoàn cần được trả về. Và đáng lẽ chúng đang trên đường về nhà bạn, nhưng chưa thấy đâu. Bạn có thể nắm thế chủ động và liên hệ với Sàn kịp thời để liên tục nhắc nhở và cập nhật tình hình hàng hoàn. Sàn sẽ không chủ động, Shipper hay bất kỳ đơn vị vận chuyển nào cũng sẽ không chủ động bằng bạn. Do vậy, để tránh trường hợp hàng hoàn bị giam lâu, nguy cơ hư hỏng và giảm tuổi thọ sử dụng (Đối với những mặt hàng nhạy về thời gian, điều kiện lưu trữ và dễ vỡ), tốt nhất bạn nên tiến hành kiểm tra danh sách đơn hàng đang trong trạng thái hoàn và liên hệ sàn nhanh nhất có thể để đảm bảo quyền lợi và tránh hao tổn.
Sau đó, đảm bảo hàng hoàn nhận về được bóc tách, kiểm tra ngay tại chỗ hoặc có camera quay lại quá trình bóc hàng hoàn để sẵn sàng làm việc với sàn/đơn vị vận chuyển khi hàng bị xâm nhập, bể (vỡ), sai quy cách giao ban đầu, v.v)
Nếu bạn đang cảm thấy thật sự đau đầu với hằng hà những hàm excel, với Vlookup, Hlookup, index, v.v.. Hãy để PowerSell làm hàm số đối soát này ngay trong 5 giây giúp bạn. Chỉ cần nhập hàng loạt mã đơn hàng mà sàn gửi về vào app đối soát, còn lại để PowerSell chạy số và khớp các đơn đã được đối soát giúp bạn.
Sau khi thực hiện đối soát, có 2 việc bạn cần làm ngay:
2.1. Đối với hàng còn nguyên vẹn:
Tiến hành gỡ bỏ tem vận chuyển, sắp xếp lại vào kho và cập nhật lại lượng tồn. Đối với những nhà bán hàng đang sử dụng PowerSell, chỉ cần một bước đăng nhập:
- Bạn có thể cập nhật lại lượng tồn cho sản phẩm đã được hoàn về kho cho tất cả các shop đồng bộ trên hệ thống của PowerSell. Một công nhiều việc, tất cả đều có thể thực hiện đồng loạt trên PowerSell và cứ thế các shop sẽ luôn được cập nhật lượng tồn kho đúng nhất với lượng tồn thực tế.
Trải nghiệm ngay tính năng đối soát hàng hoàn tại đây
2.2. Đối với hàng hoàn bị hư hỏng, thất thoát:
Nhà bán hàng hãy cẩn thận thực hiện theo các bước sau để đảm bảo quyền lợi của mình khi làm việc với Sàn hoặc đơn vị vận chuyển nhé!
3. Hãy đối soát thanh toán thật cẩn trọng:
“Người không thương mình trời tru đất diệt”. Nhà bán hàng chúng mình hãy tự thương mình bằng cách luôn đảm bảo tất cả các đơn hàng được thanh toán từ sàn gửi về được bạn đối soát một cách cẩn trọng. Xin đừng tín thác mọi chuyện cho sàn. Sàn thanh toán bao nhiêu, biết bấy nhiêu, lỡ mà thiếu tiền chưa thanh toán, đó không phải là lỗi của sàn mà là lỗi của nhà bán hàng chúng ta. Đừng để công sức bán hàng ngàn đơn đổ xuống sông Hàn nhé ạ.
Tương tự ở trên, nếu bạn không có khả năng excel, hoặc không có đủ thời gian để làm file excel với vô số hàm Vlookup, Hlookup, index các kiểu và cũng không có kinh nghiệm nhập liệu liên tục với hàng tá con số và mật mã, mà nhân viên part-time kinh nghiệm chưa cao. Bạn hãy nên tin tưởng vào PowerSell. Chỉ cần 5 giây nhập liệu tất cả đơn thanh toán cần đối soát vào app. Mọi thứ sẽ được chạy tự động. Các đơn khớp lệnh thanh toán sẽ được báo cáo cho bạn thật nhanh chóng và gọn gàng. Bạn còn có thể dễ dàng truy cập lại tất cả lịch sử đối soát dễ dàng mọi lúc mọi nơi.
Trải nghiệm ngay tính năng đối soát thanh toán tại đây.
Hi vọng với các tiện ích mà PowerSell mang đến cho nhà bán hàng trước, trong và sau chiến dịch, nhà bán hàng đã có thể phần nào nhẹ đi gánh lo dọn dẹp hậu chiến. Chúng tôi không mong muốn gì hơn chỉ mong nhà bán hàng có thể bảo vệ sức khỏe thât tốt để tiếp tục sự nghiệp kinh doanh online và giúp cho người tiêu dùng trải nghiệm tốt nhất trong mùa đại dịch COVID-19 này!
Hơn thế nữa, cảm ơn nhà bán hàng đã luôn tin tưởng và chọn PowerSell để cùng đồng hành trong suốt những mùa chiến dịch lớn nhỏ đã qua.
Stay strong, TOGETHER WE GROW. 🙂
Và đừng quên chúng tôi sẽ còn quay lại với rất nhiều những bài viết thú vị, hữu ích về thị trường thương mại điện tử. Nhà bán hàng nhớ đón đọc nhé 🙂
Có 2 cách nhà bán hàng có thể cập nhật nhanh nhất các bài viết của chúng tôi:
- Nhấn like trang fanpage của chúng tôi tại đây.
- Hoặc đăng kí nhận bài blog bằng địa chỉ email tại đây.
Trải nghiệm ngay phiên bản miễn phí.
Nếu có điều gì thắc mắc, nhà bán hàng có thể liên hệ hotline 028 777 16 888 hoặc email support@powersell.vn để được hỗ trợ tư vấn.
